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gemäß Artikel 6, Absatz 3 des gesetzesvertretenden Dekrets Nr. 231 vom 8. Juni 2001 über die verwaltungsrechtliche Haftung von juristischen Personen, Gesellschaften und Vereinen, einschließlich solcher ohne Rechtspersönlichkeit, gemäß Artikel 11 des Gesetzes Nr. 300 vom 29. September 2000, genehmigt vom Verwaltungsrat am 20. Dezember 2021. Die offizielle Dokumentation finden Sie hier:

Organisations-, Verwaltungs- und Kontrollmodell von SMN

Dekret Nr. 231

Straftaten

Informationen zum Whistleblowing

Die Officina Profumo Farmaceutica di Santa Maria Novella S.p.A. hat in Übereinstimmung mit dem gesetzvertretenden Dekrets Nr. 24/2023 (sog. „Whistleblowing-Dekret“) und in voller Übereinstimmung mit den anwendbaren Vorschriften ein Verfahren für das Whistleblowing eingeführt, das dazu beitragen soll, rechtswidrige Handlungen oder Verhaltensweisen sowie Unregelmäßigkeiten am Arbeitsplatz innerhalb der Officina Profumo Farmaceutica di Santa Maria Novella S.p.A. zu verhindern.

Die Officina Profumo Farmaceutica di Santa Maria Novella S.p.A. garantiert den Schutz der Identität des Whistleblowers und der beteiligten und/oder in der Meldung erwähnten Personen sowie die Vertraulichkeit des Inhalts der Meldung. Das Unternehmen verpflichtet sich außerdem, alle möglichen Schutzmaßnahmen gegen Vergeltungsmaßnahmen und/oder diskriminierendes Verhalten zu treffen.

Der Inhalt der Meldung sowie alle Informationen, die sich auf die Identität des Whistleblowers zurückführen lassen, werden nur an die Personen weitergegeben, die für die Entgegennahme bzw. das Management dieser Meldungen zuständig sind. Ohne die ausdrückliche Zustimmung des Whistleblowers hat keine andere Person Zugang zu diesen Informationen.

Wer kann als Whistleblower agieren?

Gemäß Artikel 3 des Dekrets sind folgende Personen als Whistleblower zugelassen:

- ArbeitnehmerInnen (auch während der Probezeit), selbstständig Erwerbstätige sowie MitarbeiterInnen, FreiberuflerInnen und BeraterInnen, die für das Unternehmen tätig sind; 

- AktionärInnen und Personen mit Verwaltungs-, Leitungs-, Kontroll-, Aufsichts- oder Vertretungsfunktionen; 

- PraktikantInnen, die im Unternehmen arbeiten; 

- ArbeitnehmerInnen oder MitarbeiterInnen von Auftragnehmern, Unterauftragnehmern und Lieferanten des Unternehmens; 

- ehemalige MitarbeiterInnen des Unternehmens; 

- BewerberInnen für eine Stelle im Unternehmen, die die Informationen über Verstöße während des Auswahlverfahrens oder bei vorvertraglichen Verhandlungen erhalten haben.

Kurz gesagt, handelt es sich dabei um jede Person, die aus verschiedenen Gründen mit dem Unternehmen in Verbindung steht.

Was kann gemeldet werden?

- Gemeldet werden können Verhaltensweisen, Handlungen oder Unterlassungen, die im Rahmen der Tätigkeit der Officina Profumo Farmaceutica di Santa Maria Novella S.p.A. begangen wurden oder aufgrund konkreter Anhaltspunkte begangen werden könnten und die gegen die in Artikel 2 des Dekrets genannten nationalen oder EU-Vorschriften verstoßen, sowie Verstöße gegen den Ethikkodex, das Organisations- und Verwaltungsmodell gemäß gesetzesvertretendem Dekret Nr. 231/2001, gegen die Arbeitsverträge und die unternehmensinternen Regelungen (Vorschriften, Richtlinien, Verfahren, Arbeitsanweisungen usw.).

Der Klarheit halber sei darauf hingewiesen, dass Meldungen über Verstöße gegen das Kartellrecht, d. h. gegen eine Reihe europäischer und nationaler Vorschriften, die den Schutz des Wettbewerbs zwischen Unternehmen gewährleisten sollen, eingeschlossen sind.

Die Meldung muss vollständig, erschöpfend und stichhaltig sein. Daher ist der Whistleblower verpflichtet, alle verfügbaren und nützlichen Informationen zur Verfügung zu stellen, um die ordnungsgemäßen und angemessenen Kontrollen und Überprüfungen zur Bestätigung der Stichhaltigkeit der berichteten Fakten zu ermöglichen.

Wie werden die Meldungen intern übermittelt?

Die Meldungen können wie folgt an Officina Profumo Farmaceutica di Santa Maria Novella S.p.A. übermittelt werden:

- über die Online-Plattform, die über den folgenden link erreichbar ist;

- über den normalen Postweg an die folgende Adresse: Officina Profumo Farmaceutica di Santa Maria Novella S.p.A., Via della Scala 16, 50123 Florenz, zu Händen der Aufsichtsstelle; 

- durch ein persönliches Treffen mit der Aufsichtsstelle. 

Es ist zu beachten, dass über die Online-Plattform sowohl schriftliche als auch mündliche Meldungen übermittelt werden können. Die Anonymität wird in jedem Fall gewährleistet. 

Die Aufsichtsstelle nimmt die eingegangenen Meldungen entgegen, bearbeitet sie und informiert den Whistleblower innerhalb des folgenden Zeitrahmens über den Entwicklungsstand des Falles: 

- Innerhalb von 7 (sieben) Tagen nach Eingang der Meldung wird eine Empfangsbestätigung ausgestellt; 

- Innerhalb von 3 (drei) Monaten ab dem Datum der Empfangsbestätigung bzw. für den Fall, dass keine Empfangsbestätigung vorliegt, innerhalb von 3 (drei) Monaten nach Ablauf der Frist von sieben Tagen nach Einreichung der Meldung eine Rückmeldung über die dementsprechend getroffenen und geplanten Maßnahmen.

Wie werden die Meldungen extern übermittelt?

In den in der Norm vorgesehenen Ausnahmefällen (vgl. Artikel 6 des gesetzvertretenden Dekrets Nr. 24/2023) kann der Whistleblower die Meldung auf eigene Verantwortung über die von der Nationalen Antikorruptionsbehörde (ANAC) zur Verfügung gestellten Kanäle an diese übermitteln.

Wie werden personenbezogene Daten verarbeitet?

Im Rahmen des Whistleblowings werden die personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den einschlägigen, geltenden Rechtsvorschriften verarbeitet (Verordnung (EU) 679/2016 und gesetzesvertretendes Dekret Nr. 196/2003, geändert durch das gesetzesvertretende Dekret Nr. 101/2018). 

Weitere Einzelheiten zur Verarbeitung personenbezogener Daten finden Sie im Informationsschreiben über die Verarbeitung personenbezogener Daten des Whistleblowers und der gemeldeten Person.

Die vorstehenden Informationen werden in Übereinstimmung mit der geltenden Gesetzgebung veröffentlicht. Es handelt sich um einen Auszug aus dem von der Gesellschaft umgesetzten Verfahren zum „Whistleblowing Management“.

Officina Profumo Farmaceutica di Santa Maria Novella S.p.A. 

Rechtssitz 

Via della Scala 16 

50123 Florenz 

Büroräume und Produktion 

Via R. Giuliani 141 

50141 Florenz 

Handelsregister Florenz, Steuernummer und Mehrwertsteuernummer 00459370482 

Verzeichnis der Wirtschafts- und Verwaltungsdaten Nr. 1820 

Grundkapital Euro 2.100.000,00 

Das Unternehmen unterliegt der Leitung und Koordination durch Italmobiliare S.p.A., Steuernr. 00796400158

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