Informations Sur la Société

Modèle d’Organisation, de gestion et de contrôle ex D.Lgs. 231/01

Organisation, de gestion et de contrôle ex D.Lgs. 231/01 Au sens de l’article 6, alinéa 3, du Décret législatif n°231 du 8 juin 2001, « Discipline de la responsabilité administrative despersonnes morales, des sociétés et des associations, y compris celles qui n’ontpas de personnalité juridique » au titre de l’article 11 de la loi du 29septembre 2000, n° 300 Approuvé par le conseil d'administration du 20 décembre 2021 Consulter la documentation officielle :

Modèle d’Organisation, de gestion et de contrôle du SMN

Décret législatif n° 231

Infraction sous-jacentes

Whistleblowing

Note d’information sur les dénonciations

Officina Profumo Farmaceutica di Santa Maria Novella S.p.A., conformément au Décret législatif 24/2023 (le « Décret sur la dénonciation ») et en pleine conformité avec les réglementations applicables, a adopté un processus de gestion des dénonciations (« whistleblowing ») dans le but de contribuer à la prévention des actes illicites, des irrégularités ou de la conduite sur le lieu de travail d’Officina Profumo Farmaceutica di Santa Maria Novella S.p.A.

Conformément à la réglementation en vigueur, Officina Profumo Farmaceutica di Santa Maria Novella S.p.A. garantit la protection de l'identité du dénonciateur et des personnes impliquées et/ou mentionnées dans le rapport, ainsi que la confidentialité de son contenu. L'entreprise s'engage également à mettre en œuvre toute forme de protection prévue contre les représailles et/ou les comportements discriminatoires.

Le contenu de la dénonciation, ainsi que toute information permettant de remonter à l'identité du dénonciateur, ne sera divulgué qu'aux personnes compétentes pour recevoir ou suivre les dénonciations. Sans le consentement exprès du dénonciateur, aucune autre personne ne peut avoir accès à ces informations.

Qhi peut dénoncer?

Selon les dispositions de l'article 3 du décret, les personnes qui peuvent dénoncer sont:

- les employés, y compris pendant la période d'essai, les travailleurs indépendants, ainsi que les collaborateurs, les freelances et les consultants qui effectuent leur travail pour la société;

- les actionnaires et les personnes exerçant des fonctions d'administration, de gestion, de contrôle, de surveillance ou de représentation;

- les stagiaires exerçant leur activité au sein de l'entreprise;

- les travailleurs ou collaborateurs des entrepreneurs, sous-traitants et fournisseurs de la Société;

- les anciens employés de l'entreprise;

- les candidats à un poste au sein de l'entreprise, qui ont obtenu les informations sur les violations au cours du processus de sélection ou à d'autres stades des négociations précontractuelles.

En bref, il s'agit de toute personne qui, pour diverses raisons, entre en contact avec l'entreprise.

Que peut-on dénoncer?

- Les comportements, actes ou omissions commis ou qui, sur la base d'éléments concrets, pourraient être commis dans le cadre du travail de Officina Profumo Farmaceutica di Santa Maria Novella S.p.A. en violation des réglementations nationales ou de l'Union européenne visées à l'article 2 du décret, ainsi que les violations du code éthique, du modèle d'organisation et de gestion conformément au décret législatif n° 231/2001, des contrats de travail et des réglementations internes de l'entreprise (règlements, politiques, procédures, instructions d'exploitation, etc).

Par souci de clarté, il convient de noter que les dénonciations d'infractions à la législation antitrust, en tant qu'ensemble de règles européennes et nationales visant à assurer la protection de la concurrence entre les entreprises, sont inclus.

La dénonciation doit être complète, exhaustive et circonstanciée. Le dénonciateur est donc tenu de fournir tous les éléments disponibles et utiles pour permettre les contrôles et vérifications nécessaires et appropriés afin de s'assurer de la validité des faits dénoncés.

Canaux de dénonciation interne

Pour effectuer les dénonciations, Officina Profumo Farmaceutica di Santa Maria Novella S.p.A. a mis à disposition les canaux suivants:

- plateforme en ligne, accessible à partir du lien suivant link;

- courrier ordinaire, à l'adresse: Officina Profumo Farmaceutica di Santa Maria Novella S.p.A. Via della Scala n.16, 50123 - Florence - à l'attention de l'organe de surveillance;

- rencontre directe avec le Conseil de surveillance.

Veuillez noter que la plateforme en ligne permet de soumettre des dénonciations à la fois sous forme écrite et orale, tout en préservant l'anonymat.

Le Conseil de surveillance reçoit et traite les dénonciations entrantes, en informant le dénonciateur de l'évolution de l'affaire dans les délais suivants:

- dans les 7 (sept) jours suivant la réception de la dénonciation, un accusé de réception est délivré;

- dans un délai de 3 (trois) mois à compter de la date de l'accusé de réception ou, en l'absence d'un tel accusé, dans un délai de 3 (trois) mois à compter de l'expiration du délai de sept jours à compter de la présentation de la dénonciation, un accusé de la suite donnée et envisagée à la dénonciation est délivré.

Le canal de dénonciation externe

Dans les cas exceptionnels prévus par le règlement et auxquels il est fait référence (voir l'article 6 du Décret législatif 24/2023), la partie qui dénonce - sous sa propre responsabilité - peut envoyer la dénonciation à l'Autorité nationale anticorruption (ANAC), par les canaux spécifiquement mis à disposition par cette dernière.

Comment sont traitées les données à caractère personnel?

Dans le cadre du processus de dénonciation, les données à caractère personnel sont traitées conformément à la législation pertinente en vigueur (Règlement UE 679/2016 et Décret législatif 196/2003, tel que modifié par le Décret législatif 101/2018).

Pour plus de détails sur le traitement des données à caractère personnel, vous pouvez consulter ci-dessous les informations sur le traitement des données à caractère personnel de la partie qui dénonce et de la partie dénoncée.

Les informations ci-dessus, fournies conformément à la législation en vigueur, sont extraites de la procédure de « gestion des dénonciations » adoptée par l'entreprise.